Lösung_05 / Integration und Automatisierung
Ihre Systeme sollen miteinander reden – nicht Ihre Mitarbeitenden Daten hin- und herkopieren.
In den meisten Unternehmen entstehen Fehler und unnötige Arbeit in den Lücken zwischen den Programmen: Die Bestellung liegt in dem einen, die Rechnung in dem anderen, der Lagerbestand in einer Tabelle, und der Kunde fragt per E-Mail nach. Diese Lücken schließen wir: Wir verbinden Ihre vorhandenen Programme und ersetzen manuelle Schritte durch automatisierte, nachvollziehbare Abläufe – ohne dass Sie irgendetwas austauschen müssen.
01 / Für wen
Rechnungsprogramm, CRM, Webshop, Lager, Buchhaltung – einzeln gut, zusammen manuelle Arbeit.
Automatisierung der Kette Bestellung–Rechnung–Kurier–Lagerbestand sowie Übernahme von Preis- und Bestandsdaten von Lieferanten.
Angebote, Verträge, Erinnerungen, Berichte – regelbasiert, ohne dass jemand daran denken muss.
02 / Was enthalten ist
Nicht jedes Modul wird auf einmal benötigt. In die erste funktionierende Version nehmen wir das auf, was Sie am meisten entlastet – der Rest lässt sich später ohne Neuplanung zuschalten.
Anbindung an Rechnungs-, CRM-, Lager-, Bank-, Kurier-, Zahlungs- und Marketingsysteme; wo keine direkte Anbindung möglich ist, erfolgt die Verarbeitung dateibasiert oder per E-Mail.
Bidirektionale, zeit- oder ereignisgesteuerte Synchronisation von Produkt-, Preis-, Bestands-, Kunden- und Bestelldaten – mit Konfliktbehandlung.
Ereignis → Regel → Aktion: Rechnung und Versandetikett bei Bestelleingang, Erinnerung bei nahender Frist, Benachrichtigung bei Statuswechsel.
Automatisches Einlesen und Erfassen eingehender Bestellungen, Rechnungen und Bewerbungen – bei Bedarf mit KI-Unterstützung.
Jeder Lauf wird protokolliert, ein fehlgeschlagener Schritt wird wiederholt oder gemeldet; Benachrichtigung per E-Mail oder Chat, damit nichts stillschweigend verloren geht.
Daten mehrerer Programme an einem Ort: Auswertungen, zeitgesteuerte Berichts-E-Mails, Export für die Buchhaltung.
03 / So bauen wir es
Am Ende jeder Phase stehen ein greifbares Ergebnis und eine Entscheidung – Sie sehen jederzeit, wo das Projekt steht und was als Nächstes kommt.
01
Welche Daten wo entstehen, wohin sie gelangen müssen, wer sie von Hand anfasst – und wo sich Fehler einschleichen.
02
Programme, Schnittstellen, Zuordnung der Datenfelder sowie Regeln für Fehlerbehandlung und Synchronisation – schriftlich festgehalten.
03
Aufbau und Test der Anbindungen, ohne die Echtdaten zu gefährden; parallele Kontrolle.
04
Schrittweise Umstellung, Monitoring, Benachrichtigungen; Auslaufen der manuellen Schritte.
04 / Typische Anwendungsfälle
Webshop-Bestellung → automatische Rechnung im Rechnungsprogramm → Kurieretikett → Sendungsverfolgung zurück an den Kunden, ganz ohne manuellen Schritt.
Automatische Verarbeitung täglicher Preislisten und Bestandsdaten mehrerer Lieferanten, mit Margenregeln.
Die Angebotsanfrage von der Website landet sofort im CRM, mit Aufgabe und Verantwortlichem, die Antwort wird protokolliert.
Monatliche automatische Zusammenstellung von Rechnungen, Bankbuchungen und Kosten im Format Ihrer Buchhaltung.
05 / Häufige Fragen
Wenn es eine API oder eine Export-/Importmöglichkeit gibt, ja – die meisten ungarischen Rechnungsprogramme, Kurierdienste und gängigen Webshop-Systeme haben das. Bei geschlossenen Programmen bauen wir eine datei-, E-Mail- oder datenbankbasierte Anbindung; das klären wir bei der Bestandsaufnahme.
Der Ablauf wartet und versucht es erneut, wir protokollieren den Fehler und senden eine Benachrichtigung, wenn er anhält. Es gehen keine Daten verloren, und es wird nichts doppelt erfasst.
Nein – gerade das Ziel ist, dass die vorhandenen, gut funktionierenden Programme bleiben und nur die manuelle Arbeit dazwischen verschwindet.
Bei der Bestandsaufnahme schätzen wir den aktuellen Aufwand Schritt für Schritt ab; typischerweise schrumpft der Verwaltungsaufwand von mehreren Stunden pro Woche auf wenige Minuten Kontrolle am Tag.
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